有關(guān)檔案管理基本知識(shí)的72問(wèn)答

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發(fā)表時(shí)間：2019-08-20 15:56作者：行政人事部程歆迪來(lái)源：轉(zhuǎn)載

第一節(jié) 名詞解釋

1 、什么是檔案？

答：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

2 、什么是檔案工作？

答：管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。

3 、什么是檔案統(tǒng)計(jì)？

答：對(duì)反映和說(shuō)明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動(dòng)。

4 、什么是歸檔？

答：辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。

5 、什么是案卷？

答：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

6 、什么是檔案整理？

答：按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。

7 、什么是檔案立卷？

答：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。

8 、什么是檔案實(shí)體分類(lèi)？

答：根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類(lèi)。

9 、什么是檔號(hào)？

答：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

10 、什么是文件？

答：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。

11 、什么是文本？

答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

12 、什么是歸檔文件？

答：在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

13 、什么是歸檔文件管理？

答：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

14 、什么是全宗號(hào)？

答：全宗號(hào)是指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

15 、什么是全宗指南？

答：介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書(shū)。

16 、什么是專題指南？

答：介紹和報(bào)道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

17 、什么是檢索工具？

答：檢索工具是用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

18 、什么是索引？

答：索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。

19 、什么是編目？

答：按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過(guò)程。

20 、什么是案卷目錄？

答：案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。

21 、什么是全引目錄？

答：全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

22 、什么是分類(lèi)目錄？

答：分類(lèi)目錄是依所分類(lèi)表按照分類(lèi)標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

23 、什么是專題目錄？

答：專題目錄是按照特定專題以一定次序編制而成的一種檔案目錄。

24 、什么是卷內(nèi)目錄？

答：登記卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

25 、什么是電子文件？

答：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

26 、什么是歸檔電子文件？

答：指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。

27 、什么是電子文件邏輯歸檔？

答：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

28 、什么是電子文件物理歸檔？

答：把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

29 、什么是磁性載體文件？

答：磁性載體文件系指以磁性材料（如磁帶、軟磁盤(pán)、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。

30 、什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化？

答：利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可閱讀使用的數(shù)字信息的過(guò)程。存儲(chǔ)格式一般為： TIFF 、 JPEG 、 CEB 、 PDF 格式。

31 、什么是音像檔案？

答：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

32 、什么是照片檔案？

答：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式和具有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。

33 、什么是檔案編纂 ?

答：按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻(xiàn)的活動(dòng)。

34 、什么是檔案編研工作？

答：以保存的檔案資料為主要對(duì)象，以主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深入研究的基礎(chǔ)上，圍繞一定的題目范圍，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同性質(zhì)、不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為不同形式的出版物，供有關(guān)方面利用。

35 、什么是組織沿革？

答：系統(tǒng)記述一個(gè)機(jī)構(gòu)（地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過(guò)程的一種檔案參考資料。

36 、什么是大事記？

答：按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要記述一定范圍內(nèi)所發(fā)生的重大事件和重要活動(dòng)的一種檔案參考資料。

第二節(jié) 綜合檔案管理

37 、檔案管理的工作內(nèi)容是什么？

答：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。

38 、企業(yè)檔案部門(mén)依法應(yīng)履行哪些職責(zé)？

答：（ 1 ）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

（ 2 ）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；

（ 3 ）指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（ 4 ）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。

39 、違反《檔案法》的行為有哪些？

答：（ 1 ）損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；

（ 2 ）擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有的檔案的；

（ 3 ）涂改、偽造檔案的；

（ 4 ）擅自出賣(mài)或者轉(zhuǎn)讓檔案的；

（ 5 ）倒賣(mài)檔案牟利或者將檔案賣(mài)給、贈(zèng)送給外國(guó)人的；

（ 6 ）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；

（ 7 ）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；

（ 8 ）檔案工作人員玩忽職守、造成檔案損失的。

上述違反《檔案法》行為的都將依法給予行政處分。

40 、檔案工作人員應(yīng)具備哪些基本素質(zhì)？

答：企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

41 、完成檔案工作任務(wù)的條件是什么？

答：（ 1 ）行之有效的管理體制；

（ 2 ）設(shè)置相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)；

（ 3 ）具有一定數(shù)量的有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的檔案干部隊(duì)伍；

（ 4 ）制定一系列規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；

（ 5 ）配備較完善的庫(kù)房、設(shè)備、提供充足的經(jīng)費(fèi)。

42 、完成檔案工作任務(wù)的手段是什么？

答：（ 1 ）行政手段：通過(guò)行政命令、規(guī)定，采取行政措施貫徹落實(shí)有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；

（ 2 ）法律手段：依法治檔，維護(hù)檔案工作的正常秩序；

（ 3 ）經(jīng)濟(jì)手段：獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制推動(dòng)檔案各項(xiàng)工作；

（ 4 ）宣傳教育手段：提高檔案意識(shí)；

（ 5 ）指導(dǎo)咨詢手段：通報(bào)有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策，答疑解惑、交流、具體指導(dǎo)。

43 、檔案的主要屬性有哪幾方面？

答：檔案的屬性是指檔案在社會(huì)中表現(xiàn)出來(lái)的固有特征、特點(diǎn)，它具有原始記錄性、信息性、文化知識(shí)性等幾個(gè)方面的主要屬性。

（ 1 ）原始記錄性是檔案的基本屬性

檔案是人們從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真實(shí)活動(dòng)情況，具有原始記錄性。歷史怎樣發(fā)展，人們?cè)鯓踊顒?dòng)，檔案就怎樣記載。

（ 2 ）檔案的信息屬性

第一，檔案信息是用文字、圖表、聲象的方式將人類(lèi)從事的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接記錄在一定載體上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再現(xiàn)，為人們提供依據(jù)性、憑證性的信息。

第二，檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)一，處于“中介狀態(tài)”。檔案作為信息的載體，一方面，對(duì)于信息的形成者來(lái)說(shuō)，它是接收者和信息庫(kù)，不斷存貯、積累信息；另一方面，對(duì)于檔案利用者來(lái)說(shuō)，它又是信息源，不斷輸出傳遞信息，處于中介狀態(tài)。

第三，檔案信息面廣量大，內(nèi)容豐富。它與人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)同步產(chǎn)生，隨著社會(huì)的發(fā)展與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。

第三節(jié)　檔案的知識(shí)屬性

知識(shí)是人類(lèi)對(duì)自然和社會(huì)運(yùn)動(dòng)形態(tài)與規(guī)律的認(rèn)識(shí)與描述，是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中積累起來(lái)的經(jīng)驗(yàn)。檔案是人類(lèi)認(rèn)識(shí)和改造世界的歷史記錄，是人類(lèi)知識(shí)的結(jié)晶。

44 、檔案工作的“三納入”制度的具體內(nèi)容有哪些？

答：（ 1 ）納入企業(yè)各項(xiàng)工作計(jì)劃；

（ 2 ）納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程；

（ 3 ）納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

45 、檔案工作的“四參加”制度的具體內(nèi)容有哪些？

答：（ 1 ）檔案部門(mén)或人員參加產(chǎn)品鑒定會(huì)；

（ 2 ）參加科研課題審定會(huì)；

（ 3 ）參加基建項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)；

（ 4 ）參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收。

46 、檔案工作的“四同步”制度的具體內(nèi)容有哪些？

答：（ 1 ）下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；

（ 2 ）檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步；

（ 3 ）驗(yàn)收與鑒定項(xiàng)目文件材料同步；

（ 4 ）上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目與檔案部門(mén)出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況證明同步。

47 、歸檔制度由哪幾部分內(nèi)容構(gòu)成？

答：由三部分構(gòu)成，即歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔案卷質(zhì)量要求。

48 、檔案工作一般應(yīng)制定哪些規(guī)章制度？

答：一般應(yīng)建立如下檔案工作制度：

（ 1 ）檔案管理規(guī)定；

（ 2 ）文件材料形成、積累、歸檔制度；

（ 3 ）文件材料歸檔范圍及保管期限表；

（ 4 ）檔案工作崗位責(zé)任制；

（ 5 ）檔案工作考核辦法；

（ 6 ）檔案借閱利用制度；

（ 7 ）檔案分類(lèi)編號(hào)方案；

（ 8 ）檔案庫(kù)房管理制度；

（ 9 ）檔案鑒定銷(xiāo)毀制度；

（ 10 ）檔案保密制度；

（ 11 ）檔案統(tǒng)計(jì)制度；

（ 12 ）科技圖樣修改補(bǔ)充制度；

（ 13 ）特殊載體檔案管理制度等。

49 、什么是文件資料的歸檔？

答：歸檔是文件資料轉(zhuǎn)換為檔案的過(guò)程，是辦理完畢具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門(mén)保存的過(guò)程。

已完成承辦過(guò)程既文件資料內(nèi)容所反映的事項(xiàng)等經(jīng)研究討論，已做出結(jié)論或批示、批注的文件材料才能作為檔案保存。

檔案是文件資料的精華，是經(jīng)人們鑒別、篩選后作為對(duì)日后各項(xiàng)工作活動(dòng)有一定的參考、憑證等價(jià)值而保存的文件材料。

按照一定的原則和規(guī)律，經(jīng)過(guò)分類(lèi)、組卷、編號(hào)、排列、編目等整理，移交到檔案部門(mén)集中保管和提供利用的文件資料。

50 、文件材料轉(zhuǎn)換成檔案需具備哪些條件？

答：（ 1 ）文件材料運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦完畢的；

（ 2 ）對(duì)生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)工作有查考、憑證、依據(jù)作用的；

（ 3 ）經(jīng)過(guò)分類(lèi)、組合排列、編號(hào)、基本編目等系統(tǒng)整理的。

51 、歸檔文件的整理原則是什么？

答：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

52 、歸檔文件的質(zhì)量要求是什么？

答：（ 1 ）歸檔文件：應(yīng)為原件，文件材料歸檔后不得更改；

（ 2 ）永久、長(zhǎng)期的電子文件：必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔；

（ 3 ）字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備；

（ 4 ）需永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等）書(shū)寫(xiě)、繪制；

（ 5 ）復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求；

（ 6 ）錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；

（ 7 ）長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。

53 、各類(lèi)文件材料應(yīng)何時(shí)歸檔？

答：各職能部門(mén)形成的管理性文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；

工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔，時(shí)間長(zhǎng)的項(xiàng)目可分為階段、分單位項(xiàng)目歸檔；

外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件資料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后先登記，待安裝調(diào)試完后，隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔；

單位負(fù)責(zé)人和職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)在公務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)交有關(guān)人員歸檔；

會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后歸檔，由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一至三年，向檔案部門(mén)移交；

實(shí)行文擋一體化或采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)形成的電子文件應(yīng)即時(shí)歸檔；

下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

（ 1 ）沒(méi)有及時(shí)歸檔的零散文件材料；

（ 2 ）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；

（ 3 ）設(shè)備儀器的維修文件材料；

（ 4 ）產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件材料；

（ 5 ）機(jī)構(gòu)變動(dòng)或職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料；

（ 6 ）應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體材料；

（ 7 ）其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

54 、文件材料的保管期限如何劃分？

答：文件材料的保管期限依據(jù)其查考利用價(jià)值的大小進(jìn)行劃分，可分為永久、長(zhǎng)期和短期。凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，本單位需要長(zhǎng)久利用的材料應(yīng)定為永久（ 50 年以上）保存；凡是在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為長(zhǎng)期（ 16 年至 50 年）保存；凡是在較短時(shí)期內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為短期（ 15 年以下）保存。各單位應(yīng)依據(jù)有關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位的實(shí)際，制定本單位各類(lèi)文件材料的保管期限表。

55 、文書(shū)檔案以“件”為單位進(jìn)行整理應(yīng)遵循的原則是什么？整理工作有哪些工作程序？排列文件順序的要求是什么？

答：（ 1 ）整理工作遵循的原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用；

（ 2 ）整理工作程序：分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒；

（ 3 ）排列文件順序的要求：應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

56 、電力企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則 0-5 類(lèi)的文件材料以“件”為單位進(jìn)行整理時(shí)，采用哪種分類(lèi)方案為宜？

答：較適宜的分類(lèi)方案：年度 —— 問(wèn)題 —— 保管期限。

57 、如何進(jìn)行案卷編目？

答：按照一定規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組成目錄的過(guò)程，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和備考表。

（ 1 ）案卷目錄：是檔案部門(mén)管理、統(tǒng)計(jì)、檢索、報(bào)道檔案內(nèi)容、成分等的基本檢索工具，亦是立卷單位與檔案部門(mén)交接檔案的依據(jù)和憑證（可作為移交目錄）。其項(xiàng)目包括案卷序號(hào)、檔號(hào)、保管期限、案卷題名等；

（ 2 ）卷內(nèi)目錄：卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前，其作用是為了介紹卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容、成分、制發(fā)機(jī)關(guān)、文件編號(hào)、時(shí)間、題名等，便于利用者根據(jù)所需項(xiàng)目進(jìn)行查閱、檢索。項(xiàng)目填寫(xiě)內(nèi)容包括文件序號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、文件題名、頁(yè)號(hào)；

（ 3 ）備考表：備考表排列在卷內(nèi)末頁(yè)之后，其作用是用以說(shuō)明卷內(nèi)文件材料的情況，即卷內(nèi)文件材料狀況的記錄單。項(xiàng)目填寫(xiě)內(nèi)容包括立卷人、檢查人、檢查日期、互見(jiàn)號(hào)。

58 、如何加蓋檔號(hào)章？

答：（ 1 ）單份文件材料裝訂的案卷，需在卷內(nèi)每份文件材料上加蓋和填寫(xiě)檔號(hào)章。項(xiàng)目?jī)?nèi)容包括檔號(hào)、序號(hào)等；

（ 2 ）蓋于文件的右上角或上方的空白處，無(wú)空白處時(shí)，亦可蓋于文件反面右上角。

59 、檔案文件裝訂的基本要求是什么？

答：裝訂時(shí)應(yīng)做到文件右下頁(yè)邊齊整，無(wú)倒頁(yè)；破損的需進(jìn)行修復(fù)；去掉留存在文件材料上的金屬物；參差不齊的應(yīng)折疊為統(tǒng)一幅面，裝訂后的案卷做到整體美觀結(jié)實(shí)耐用。

60 、卷盒脊背如何填寫(xiě)？

答：填寫(xiě)項(xiàng)目包括檔號(hào)、保管期限、案卷題名。

檔號(hào)：目錄號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)（暫用鉛筆填寫(xiě)，移交后由接受單位統(tǒng)一正式填寫(xiě)）；

保管期限：已確定的案卷留存年限；

案卷題名：由立卷人擬寫(xiě)的案卷題名（需與案卷目錄中的題名相一致）。

61 、案卷封面如何填寫(xiě)？

答：填寫(xiě)項(xiàng)目包括立卷單位、起止日期、保管期限、檔號(hào)、案卷題名、密級(jí)。

62 、如何準(zhǔn)確擬寫(xiě)案卷題名？

答：擬寫(xiě)案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。其結(jié)構(gòu)應(yīng)完整、文字宜簡(jiǎn)練。應(yīng)避免因堆砌組合每份文件材料的題名繁瑣冗長(zhǎng)，同時(shí)也要杜絕因過(guò)于籠統(tǒng)而造成查找不便的困難。

擬寫(xiě)案卷題名后，不要急于正式填寫(xiě)在填充面或卷盒的脊背上，可臨時(shí)寫(xiě)在稿紙上，待案卷經(jīng)過(guò)審查、調(diào)整，經(jīng)“加工”確定無(wú)誤后，再正式填寫(xiě)。

63 、如何編寫(xiě)頁(yè)號(hào)？

答：案卷內(nèi)以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)。頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷內(nèi)頁(yè)號(hào)順序均從“ 1 ”開(kāi)始，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注，不裝訂的案卷，以件為單位，各件頁(yè)號(hào)均從“ 1 ”起編寫(xiě)。

成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件自成一卷的，原目錄可替代卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

兩張以上小幅面文件托裱在同一頁(yè)紙上的，按一頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

64 、備考表中的“互見(jiàn)號(hào)”應(yīng)填寫(xiě)哪些內(nèi)容？

答：互見(jiàn)號(hào)應(yīng)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。

65 、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的圖紙?jiān)鯓诱郫B？

答：底圖的保管要求是“嚴(yán)禁折疊”，所以，這里所說(shuō)的圖紙指的是藍(lán)圖。藍(lán)圖機(jī)械強(qiáng)度比較好，往往幅面大小不一，一般采用折疊的方法保存。根據(jù) GB/T11822—2000 《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定，圖紙折疊具體要求為：

（ 1 ）采用“手風(fēng)琴”式折疊法；

（ 2 ）圖面朝里，減少對(duì)圖樣的磨損；

（ 3 ）盡量避免在重要的圖樣處有折痕；

（ 4 ）不同幅面的圖紙，要統(tǒng)一折疊為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（ 297mm × 210mm ）大??；

（ 5 ）采用折角等方式將圖紙的標(biāo)題欄露在右下角。

66 、科技檔案與科技資料的區(qū)別？

答：（ 1 ）由于科技檔案與科技資料同本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的關(guān)系不同，區(qū)分時(shí)，首先要分析是否本單位科技、生產(chǎn)生活的直接形成材料，是否直接反映本單位的科技、生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)面貌?？萍紮n案材料主要是由本單位自己編制形成的，但與本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)有直接關(guān)系的其它單位提供的、轉(zhuǎn)讓的、引進(jìn)的、移交的科技文件材料，也都應(yīng)視為科技檔案材料，而不是資料。

（ 2 ）從科技檔案與科技資料的使用價(jià)值和作用的不同來(lái)分析。科技檔案具有工作考查和歷史憑證的作用，而科技資料僅具有一定的參考作用，不能起查考和憑證作用?？萍紮n案是原始的第一手材料，損失后無(wú)法彌補(bǔ)，而科技資料是復(fù)制來(lái)的資料，損失后尚可收集復(fù)制。

（ 3 ）科技檔案與科技資料從來(lái)源，整理方法到管理辦法均有所區(qū)別：科技檔案主要是本單位按歸檔制度歸檔的科技文件材料；科技資料則是從外單位通過(guò)交流、復(fù)制和購(gòu)買(mǎi)而得到的。整理時(shí)科技檔案要求遵循自然形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系和成套性；科技資料沒(méi)有這種有機(jī)聯(lián)系。管理時(shí)科技檔案要比科技資料嚴(yán)密和完善得多。

67 、科技檔案工作的基本任務(wù)是什么？

答：科技檔案工作是以科技檔案為研究對(duì)象和管理對(duì)象的一項(xiàng)專門(mén)業(yè)務(wù)工作?？萍紮n案工作的基本任務(wù)是：按照一定的原則和要求，科學(xué)地管理科技檔案，積極地開(kāi)發(fā)科技檔案信息資源，及時(shí)準(zhǔn)確地提供科技檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技研究工作服務(wù)，為黨和國(guó)家的各項(xiàng)工作服務(wù)。

科技檔案工作的基本任務(wù)，主要是通過(guò)科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作來(lái)完成的。其中收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作，是為科技檔案的科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件的基礎(chǔ)工作。而對(duì)科技檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮科技檔案的作用，為發(fā)展生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)建設(shè)科技研究工作服務(wù)，則是整個(gè)科技檔案工作的目的。

68 、科技檔案工作的性質(zhì)是什么？

答：科技檔案工作是一項(xiàng)以科技管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是堅(jiān)持科學(xué)態(tài)度，提高科學(xué)技術(shù)管理水平的重要環(huán)節(jié)，也是國(guó)家科學(xué)技術(shù)事業(yè)的一個(gè)組成部分。

69 、如何確定科技檔案案卷的排列順序？

答：（ 1 ）案卷之間的排列順序

科研類(lèi)：課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段 —— 研究實(shí)驗(yàn)階段 —— 總結(jié)鑒定階段 —— 成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段 —— 推廣應(yīng)用階段等。

基建類(lèi)：項(xiàng)目依據(jù)性文件材料 —— 基礎(chǔ)性文件材料 —— 工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)） —— 工程施工 —— 工程監(jiān)理 —— 工程竣工驗(yàn)收等。

設(shè)備類(lèi)：設(shè)備依據(jù)性文件材料 —— 外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收） —— 設(shè)備安裝調(diào)試 —— 隨機(jī)文件材料 —— 設(shè)備運(yùn)行 —— 設(shè)備維護(hù)等。

以上為一般科技檔案案卷的排列順序。電力企業(yè)檔案案卷之間的排列順序，在《電力企業(yè)檔案分類(lèi)表（ 6-9 類(lèi)）》的類(lèi)目設(shè)置已基本排定，基本可按表中的類(lèi)目設(shè)置的先后順序進(jìn)行排列。

（ 2 ）案卷內(nèi)文件材料之間的排列順序

管理性文件材料：按問(wèn)題的重要程度和事項(xiàng)、事物發(fā)展過(guò)程的先后順序排列。

文字和圖紙：按文字在前，圖紙?jiān)诤蟮捻樞蚺帕小?/span>

譯文和原文：按譯文在前，原文在后的順序排列。

70 、一個(gè)立檔單位有哪此變化不影響全宗的劃分？

答：（ 1 ）立檔單位名稱的變更；

（ 2 ）立檔單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變；

（ 3 ）立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整；

（ 4 ）立檔單位工作地點(diǎn)的變遷；

（ 5 ）立檔單位短期停止活動(dòng)以后又恢復(fù)。

71 、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容有哪些？