什么是“檔號”

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的主要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。

什么是“檔號”？

檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。

中華人民共和國檔案行業(yè)標準《檔號編制規(guī)則》(DA/T 13-1994)中對檔號的定義為：檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。

檔號編制原則：

（1）唯一性原則

檔案館（室）內(nèi)檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。

（2）合理性原則

檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。

（3）穩(wěn)定性原則

檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

（4）擴充性原則

檔號必須留有適當?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴充檔案的需要。

（5）簡單性原則

檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

檔號結(jié)構(gòu)分為三種：

第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號 -案卷目錄號 - 案卷號 -   件、頁（張）號。

第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號 - 類別號 -案卷號 -件、頁（張）號。

第三種結(jié)構(gòu)為：類別號 - 項目號 - 案卷號 - 件、頁（張）號。

國家檔案局在新頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）中，增加了歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求，標準規(guī)定：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“?”隔開。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。