做好檔案工作要注重養(yǎng)成良好習慣

一些機關做不好檔案工作，大致有4種原因。一是認為檔案工作不顯山露水，無關緊要；二是單位人手少任務重，無力應付；三是檔案業(yè)務不熟，無從下手；四是檔案工作責任體系沒建立，無責可追。筆者認為，要做好機關檔案工作，防止出現(xiàn)以上情況，應該提高認識，落實保障措施，加強業(yè)務學習，牢牢把握住“收、管、用”3個主要環(huán)節(jié)，注重養(yǎng)成良好習慣，工作上不拖不欠，一任接著一任干，不斷推動檔案工作向前發(fā)展。

養(yǎng)成文件材料及時收集積累、定期歸檔、定期移交進館的良好習慣。一是抓源頭，注重檔案資料及時收集積累。機關單位辦公室要對單位印發(fā)的文件、上報的材料和傳閱后的上級文件進行及時收集，并督促各職能科室及時收集檔案資料，將上年度各種門類、載體的檔案統(tǒng)一收集齊全，尤其要將單位會議記錄、重要工作的文件材料以及電子文件、照片等載體材料收集齊全，做到不丟失、不損毀，應收盡收、應歸盡歸。二是抓規(guī)范，科學整理歸檔。要熟悉《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》等，每年6月之前，在檔案部門的指導下開展檔案整理工作；整理完畢打印好目錄后交檔案部門驗收；整理后的檔案可放在本單位檔案室保管5年，以方便查閱，保管條件差的單位也可每年直接移交給綜合檔案館保管。三是抓資源入庫，集中移交進館。立檔單位要聯(lián)系綜合檔案館，將保管期限為永久和30年、自形成之日起滿5年的到期檔案在接受檢查驗收后移交進綜合檔案館；重大活動、重大事件檔案應及時向綜合檔案館移交；移交時一定要開展自查，凡不符合規(guī)范要求的，該組卷重整的要組卷重整，該搶救復制的要搶救復制，檔案材料不齊全完整的，要千方百計查找補齊，確保進館檔案的齊全、規(guī)范和完整。

養(yǎng)成科學保管檔案的良好習慣。檔案室既是一個單位保管和利用檔案資料的基地，也是展示一個單位發(fā)展歷史和精神面貌的窗口。要按照機關檔案室基礎設施建設指導意見的要求，將檔案用房納入整體規(guī)劃，按照經濟、實用、安全的原則，在規(guī)劃設計時充分滿足檔案用房功能齊全、布局合理、保管安全、利用便捷的需要。一是抓硬件，高度重視檔案室基礎設施建設。檔案室應做到檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”，庫房內應有檔案資料存放位置示意圖，庫房面積應滿足本單位檔案工作發(fā)展的需要。二是配備符合要求、運行良好的檔案專業(yè)防護和安全風險防范設施設備，使用符合標準的檔案用品。檔案安全是底線，不能出任何問題，要堅持預防為主的工作思路，落實防潮、防高溫、防火、防蟲、防霉等措施，確保檔案的安全保管。三是加強日常安全管理。要定期檢查庫房內外環(huán)境及檔案安全設施設備運行情況，保持庫房的整齊、清潔、美觀；做好庫房溫濕度記錄和調控，堅持每日下班前進行安全檢查，杜絕檔案安全隱患；嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度、檔案數據異地異質備份制度，定期開展檔案清點，嚴格落實檔案信息安全工作崗位責任，提高檔案管理軟件系統(tǒng)和室藏檔案文件級目錄數據庫安全防護水平，避免各類安全事故的發(fā)生。

養(yǎng)成檔案查閱利用的良好習慣。一是加強檔案查閱利用窗口標準化建設。在綜合閱覽室內醒目位置公布檔案查閱流程、注意事項、服務電話等，設置接待登記、目錄檢索、檔案閱覽等區(qū)域，放置供利用者使用的紙筆、放大鏡等物品。二是注重良好習慣的養(yǎng)成。查閱檔案資料由檔案室專人負責，認真辦理各項查檔登記手續(xù)，指定查閱地點；能利用檔案數字化管理系統(tǒng)查閱的不用檔案原件查閱，檔案原件一般不得外借；需要查閱會議記錄等檔案的要出具該單位的證明，履行審批手續(xù)；用作憑證的，經有關人員核對無誤后，注明出處，加蓋專用章；利用完畢的檔案資料要仔細清點，及時入庫。三是勤于開展編研工作。挖掘檔案資料的歷史價值，推出有特色、有價值并能反映本地歷史的編研成果；編寫檔案利用案例，發(fā)揮檔案服務社會的價值。